Körül vagy véve projektekkel? Fogadni mernénk, hogy igen! Legyen szó akár munkáról, akár a magánéletről, a kisebb és nagyobb projektek mindenhol jelen vannak. Egy vasárnapi kirándulást meg kell tervezni, egy kéthetes nyaralást vagy akár egy világkörüli utazást? Mi van a felújításokkal, új építkezésekkel, átalakításokkal vagy költözésekkel? Nem is beszélve az ügynökségek ügyfélprojektjeiről, a gyártóvállalatok új berendezéseinek telepítéséről, a hivatalokban új folyamatok bevezetéséről, vagy új szoftverek és innovatív fitnesz-trackerek fejlesztéséről.

Ha az idő és a pénz nem számítana, ezeknek a projekteknek a kezelése sokkal könnyebb lenne: Az épület ferde, mert kimaradt egy gerenda? Semmi gond – akkor kezdjük elölről. Az olyan idegesítő dolgok, mint a be nem tartott törvényi szabályok vagy a hiányzó szabadalmak sem okoznának gondot, ha korlátlan erőforrások állnának rendelkezésre, és senki sem foglalkozna a határidőkkel.

De a valóság másképp néz ki: A való életben a költségvetések korlátozottak, a határidők szorítanak, és senki sem engedheti meg magának, hogy felesleges hibákat kövessen el. Képzelj el egy közepes méretű vállalatot, amely a versenyéles piacon azért bukik meg, mert termékeit túl lassan fejleszti, vagy ügyfélprojektjeit nem megfelelő minőségben teljesíti.

Itt lép be a képbe a projektmenedzsment. Az alapötlet: Komplex feladatokat a megfelelő módszerekkel és technikákkal úgy kezelni, hogy azok a lehető leghatékonyabban, erőforráspazarlás nélkül valósuljanak meg.

A projektmenedzsment definíciója

Kezdjük egy általános definícióval: Mi is tulajdonképpen a projektmenedzsment? Röviden: A projektmenedzsment egy vezetési diszciplína, amely magában foglalja a komplex feladatok (projektek) tervezését, végrehajtását, irányítását, ellenőrzését és kommunikálását.

Vagy másképp kifejezve, a PMI® (Project Management Institute) szerint: A projektmenedzsment a tudás, képességek, eszközök és technikák alkalmazása a projektek tevékenységein, hogy teljesítsék a projekt követelményeit.

Mi a klasszikus projektmenedzsment?

Ha egyszerűen szeretnénk megfogalmazni, így hangzana a válasz: A hagyományos vagy klasszikus projektmenedzsment minden, ami nem agilis. Valójában az agilis projektmenedzsmentet általában „újként” érzékelik, míg minden „régi” módszert a klasszikus projektmenedzsmenthez sorolnak. Az agilis és a klasszikus megközelítés megkülönböztetése valóban hasznos lehet, de ez nem jelenti azt, hogy a klasszikus projektmenedzsment „elavult” vagy „nem modern”.

A klasszikus projektmenedzsment különböző módszereket alkalmazhat. Ettől függetlenül a klasszikus módszerekkel végzett projektek általában a következő jellemzőkkel bírnak:

• Világosan körülhatárolt fázisokban zajlanak, előre meghatározott eredményekkel.
• Az elvárásokat részletesen meghatározzák a projekt elején.
• Nagy hangsúlyt fektetnek az intenzív tervezési szakaszra.
• Kevesebb változtatás várható, és a változások zavaró tényezőként jelennek meg.
• A projektterv betartására helyezik a hangsúlyt.

A klasszikus projektmenedzsment elterjedt módszerei közé tartoznak a Gantt-diagramok, a mérföldkövekkel ellátott fázistervek vagy a projektstruktúratervek.

Meghalt a klasszikus projektmenedzsment?

Az agilitás divatos, a klasszikus megközelítés pedig kiment a divatból? A helyzet ennél bonyolultabb! Míg a termékfejlesztések vagy szoftverprojektek dinamikus piacokon profitálnak az agilis megközelítésekből, a fix keretek között zajló projekteket nagyszerűen lehet kezelni hagyományos módszerekkel, például az alábbi esetekben:

• Olyan projektek, ahol az eredményt „egy darabban” kell a végén átadni és jóváhagyni, különösen fizikai tárgyaknál.
• Olyan projektek, ahol a követelmények részletezve vannak, és minden érintett jóváhagyta őket.
• Stabil környezetek, ahol kevés új technológiát alkalmaznak.
• Erősen szabályozott projektek, például az orvostechnikában vagy a tőzsdén jegyzett vállalatok pénzügyi menedzsmentjében.
• Olyan projektek, ahol specifikus és szigorú dokumentáció szükséges.

A klasszikus projektmenedzsment előnyei és hátrányai

Kevés fekete és fehér, sok szürke árnyalat: Tartsd ezt szem előtt, amikor az előnyöket és hátrányokat látod. A projekt csak akkor profitálhat az előnyökből, ha jól vezetik. Fordítva, egy jó projektmenedzsment segítségével elkerülhetők a tipikus hátrányok.

Előnyök:

• Könnyen átlátható: A lineáris megközelítés, beleértve a felügyeletet és az irányítást, minden résztvevő számára könnyen érthető.
• A komplexitás csökkentése: A fázisok és mérföldkövek meghatározásával a projekt kezelhető darabokra bomlik.
• Jól előre jelezhető: Egy világos ütemterv biztosítja a tervezhetőséget minden résztvevő számára.
• Nem szükséges folyamatos kommunikáció: Az ügyfél vagy megbízó a kezdeti és záró szakaszban aktívan jelen van, de a megvalósítás során nem feltétlenül kell bevonni.
• Jó dokumentáció: A klasszikusan végzett projektek általában nagy hangsúlyt fektetnek az átfogó dokumentációra.

Hátrányok:

• Hiányzó áttekintés: A komplex projektek ritkán láthatók át teljes részletességgel a kezdetektől.
• Rugalmatlanság: A terv betartása a fókusz, nem pedig a projekt környezetének változásaira való folyamatos reagálás.

Fázisok a klasszikus projektmenedzsmentben
A klasszikus projektmenedzsment megközelítéseit általában egyértelműen elkülönített projektfázisok jellemzik. A tipikus projektmenedzsment-fázisok a következők:

• Projektindítás
• Projekttervezés
• Projektvégrehajtás, -felügyelet és -irányítás
• Projektlezárás

A projekt típusától, a szabványoktól és a módszertantól függően több vagy kevesebb fázis is lehetséges. Az alábbi cikkben további áttekintést nyújtunk erről.

Tipikus megközelítési modellek
A „klasszikus projektmenedzsment” kifejezés nem egy konkrét módszert ír le, hanem egy gyűjtőfogalom különféle módszertanok számára, amelyek általában lineáris és szekvenciális megközelítést követnek. Két tipikus megközelítési modell a vízesésmodell és a V-modell.

Vizesésmodell
A vízesésmodell egy lineáris megközelítési modell a projektmenedzsmentben. Jellemzője, hogy a projektfázisok szigorúan meghatározottak, és mindegyik fázis egyszer megy végbe, grafikus ábrázolása pedig gyakran egy vízeséshez hasonlít. A vízesésmodell olyan projektekre alkalmas, ahol az elvárások már az elején tisztázottak és teljesek, és ahol kevés változás várható.

V-modell
A V-modell szintén egy lineáris megközelítési modell a projektmenedzsmentben, amely a szoftverfejlesztési folyamatot meghatározott fázisokra bontja. A vízesésmodellhez képest a V-modell kiegészíti a fejlesztési fázisokat azok tesztelési fázisaival, amelyek az adott fejlesztési szakaszokhoz kapcsolódnak. A V-modell a szoftverfejlesztésen kívül is alkalmazható, például akkor, ha rendszereket vagy termékeket fejlesztenek, amelyeket hierarchikusan alá lehet bontani egységekre és komponensekre.

Klasszikus vagy agilis projektmenedzsment? Melyiket válasszam?
Az agilis és klasszikus projektmenedzsment több területen is teljesen eltérő megközelítéseket alkalmaz. Szeretnél többet tudni erről? A következő cikkekben részletesen bemutatjuk az agilis projektmenedzsment alapjait, módszertanait.

Összegzés
A hagyományos projektmenedzsment sem elavult, sem korszerűtlen. Ahogy sokszor, itt is igaz: ha a megfelelő eszközt választjuk, nő a projekt sikeres befejezésének valószínűsége. A klasszikus projektmenedzsment megközelítések különösen akkor alkalmasak, ha a követelmények egyértelműek, kevés változtatás várható, nagy hangsúlyt fektetnek a dokumentációra, és minden résztvevő egy fix keretet szeretne az időzítést és a költségvetést illetően.